17 мая 2016

Актуальность и преимущества процессного подхода в управлении

Некоторые компании работают результативнее и эффективнее других. Они производят продукты, востребованные рынком, делают это быстрее и дешевле конкурентов, постоянно улучшают и расширяют клиентский сервис. В чем их секрет?

Статья Игоря Алёшина - бизнес-тренера и консультанта, преподавателя курса «Процессный подход в управлении» на программе iMBA в ИБДА РАХНиГС, эксперта по управлению бизнес-процессами и проектами, члена Ассоциации BPM-профессионалов (ABPMP Russian Chapter).

Актуальность процессного подхода

Некоторые компании работают результативнее и эффективнее других. Они производят продукты, востребованные рынком, делают это быстрее и дешевле конкурентов, постоянно улучшают и расширяют клиентский сервис. Причем зачастую продукция таких компаний качественнее аналогов конкурентов, но стоит при этом дороже и клиенты с удовольствием покупают именно её. Данные компании имеют хорошую репутацию на рынке и в таких компаниях хотят работать люди. В чем их секрет? Что отличает их от других менее успешных конкурентов? Давайте посмотрим и сравним, чем отличаются компании с разными уровнями зрелости.

Сравнение двух организаций с разными уровнями зрелости (в разрезе областей управления)

Область управления

Группа в процессной классификации

Незрелая организации

Зрелая организации

Стратегическое планирование

 

Управления

Планирование спонтанное, не носящее регулярный характер и основанное на «хотелках» и абстрактных предположениях руководителей («с потолка»)

Регулярная процедура стратегического и тактического планирования, основанная на непрерывном анализе внешней среды (рынка) и внутренних факторов организации

Бюджетирование

Управления

Неформализованная и вариативная деятельность, проходящая в условии напряженности и конфронтации участников и заканчивающаяся мучительным утверждением годового бюджета после начала года

Прозрачная, понятная и разделяемая всеми участниками процедура формирования годового бюджета, выполняемая своевременно (до начала года) и учитывающая стратегические цели и возможности организации

Операционная деятельность (процессы продаж, закупок, производства, логистики и т.д.)

 

Основные

Не понятно, как в компании выполняется работа (нет регламентов или они не соблюдаются); сотрудники выполняют работу в силу своих знаний и умений; из-за этого большая вариативность результатов; имеются проблемы кросс-функционального взаимодействия, что приводит к увеличению сроков и стоимости работ; много ручных, плохо контролируемых операций; персонал не вовлечен и не замотивирован оптимизировать свою работу и деятельность организации

Большинство процессов описано, стандартизовано и выполняется в соответствии с постоянно актуализируемыми регламентами, в которых разграничены зоны ответственности всех участников; отлажено кросс-функциональное взаимодействие; процессы автоматизированы и управляются по ключевым показателям в информационных системах; процессы регулярно аттестуются и непрерывно совершенствуются замотивированным на это персоналом

Оргструктура и система мотивации

 

-

Консервативная оргструктура (обычно функциональная) доминирует над процессами; сотрудники отсиживаются на работе выполняя лишь требуемый рабочий минимум, так как оклад не мотивирует, а переменной части либо нет, либо она никак не связана с их непосредственной деятельностью (близость к руководству, хорошее настроение начальника и т.д.)

Адаптивная оргструктура подстраивается под изменяющиеся бизнес-процессы, поддерживая их; сотрудники макисмально вовлечены в работу, через увязку их переменной части оплаты с показателя их работы (процессами) в соответствии с «Положением о премировании»

Корпоративная культура и отношение к изменениям

 

-

Обычно это «закрытые» (часто авторитарные) организации с постоянным ручным управлением, где велика роль руководителя; уход любого ключевого менеджера со всеми технологиями работы в голове сильно подрывает деятельность компании; в компании обычно не приветствуется инициатива и самостоятельность сотрудников; у большинства сотрудников преимущественно не мотивирующий к оптимизации оклад (без переменной части) и, как следствие любые изменения (дополнительные работы по улучшению) вызывают ярое сопротивление

Организацией управляет команда профессиональных управленцев и сформированная годами отлаженная система управления (правила и процедуры), не зависящая от конкретных персоналий; уход сотрудников не критичен для бизнеса; в компании обычно царит атмосфера открытости, доверия и возможности самореализации; сотрудники всех уровней не только открыты к инновациям и изменениям, но и сами являются их авторами и проводниками из-за высокого уровня зрелости (процессного самосознания) и продвинутой системы мотивации

Проекты внутреннего развития

 

Развития

Неизвестно точное количество проектов в организации; каждое подразделение ведет свои проекты, проекты могут дублироваться и обычно не перекрывают потребности организации в оптимизации; нет полной информации по проектам (не понятны цели, результаты, исполнители, сроки, бюджет, состояние и т.д.);  материалы проектов уходят из компании с их исполнителями (не происходит накопление ценных знаний о компании и работе).

В компании внедрено проектное управление, все проекты ведутся в едином реестре проектов; выполняются только те проекты, которые поддерживают стратегиче- ские цели организации; по каждому проекту имеется актуальная исчерпывающая информация; материалы проектов архивируются и становятся знаниями организации (активом повторного использования)

 

Автоматизация деятельности (процессов) и Информационное обеспечение

 

Основные и обеспечивающие

Много ручного труда; работу сложно контролировать; отчеты предоставляются в Excel с задержкой и порой с «нарисованными» данными; нет полной информации обо всем используемом компанией ПО (их назначении, лицензиях, пользователях, поддерживаемых процессов, мест установки, стоимости покупки и обслуживания, текущем состоянии и т.д.)

Бо́льшая часть операционных процессов автоматизирована, деятельность прозрачна и видна в системе (кто, когда и что сделал или не сделал); преднастроенные отчеты выгружаются оперативно в любой момент из систем минуя тех, кого они касаются («нарисовать» не получиться); собрана и актуализируется полная информация по всем используемым системам в компании

Деятельность руководителя

 

Управления

Деятельность руководителя в незрелых компаниях можно охарактеризовать как «Ручное управление»; ввиду замыкания не себе большинства процессов он постоянно занимается тушением возникающих то там, то здесь «пожаров»; вместо концентрации своих усилий на стратегических (профильных для него) задач руководитель тонет в «оперативке» работая по 7 дней в неделю

Руководитель же зрелой организации занимается развитием профессиональной команды своих управленцев и выстраиванием работоспособной системы управления, работающей без его присутствия; он минимизирует своё участие в операционных процессах, чтобы не быть их узким местом (как самый «дорогой» и ограниченный ресурс); концентрируется на стратегии и развитии компании; управление основывается на анализе показателей деятельности в информационных системах и может вестись удаленно из любой точки мира.

«Не товары, а процессы их создания определяют долгосрочный успех компании», - утверждают отцы реинжиниринга бизнес-процессов Майкл Хаммер и Джеймс Чампи. Приведенное сравнение наглядно демонстрирует то, что компании, целенаправленно совершенствующие свои внутренние бизнес-процессы, существенно результативнее и эффективнее тех компаний, которые этим не занимаются. Именно оптимально выстроенные и непрерывно совершенствуемые бизнес-процессы анализа рынка, производства и логистики продукции, сервисного обслуживания, стратегического планирования, бюджетирования, развития и т.д. делают эти компании более успешными и отличными от других. Преобладающая часть деятельности большинства организаций - это процессная деятельность (80-90%), остальное приходится на проектное управление. Чтобы быть конкурентными компаниям, так важно заниматься повышением зрелости и эффективности своих бизнес-процессов. Следовательно, процессный подход – это один из ключевых инструментов корпоративного управления и повышения уровня зрелости и эффективности организации!

Преимущества процессного подхода в управлении

Управление бизнес-процессами (Business Process Management, BPM) – это концепция управления, увязывающая стратегию и цели организации с ожиданиями и потребностями клиентов путем соответствующей организации сквозных процессов (Свод знаний по управлению бизнес-процессами BPM CBOK 3.0). BPM сводит воедино стратегию, цели, культуру и организационную структуру, роли, политики, нормативы, методологии и программные средства для: анализа, проектирования, внедрения, управления и непрерывного улучшения сквозных процессов; регулирования отношений в области процессного управления. Собственники и топ-менеджмент получают прозрачный и управляемый бизнес, не зависящий от конкретных персоналий, руководители среднего звена – инструмент стандартизации и регламентации, повышающий эффективность работ и использования ресурсов, исполнители – четкое понимание того, что от них требуется и справедливое вознаграждение за добросовестную работу. Всё это в конечном итоге ведет к повышению удовлетворенности клиентов, росту бизнеса и увеличению доходов и прибыли компании! Процессный подход не только дает возможность компаниям развиваться быстрее в нормальных экономических условиях, он же в условиях кризиса (как в настоящее время) дает возможность найти скрытые резервы и оптимизировать свои внутренние процессы, сократив временные и материальные затраты на 15-20% от более грамотной организации бизнес-процессов и использования имеющихся ресурсов.

Получить новые знания, систематизировать и переосмыслить имеющийся опыт по управлению бизнес-процессами вы сможете на программе Integrated MBA в ИБДА РАНХиГС. Выпускники программы получают престижный диплом МВА РАНХиГС.

 

 

ПОДНИМАЕМ ЭФФЕКТИВНОСТЬ СДО НА МАКСИМУМ МИРОВЫЕ ТЕНДЕНЦИИ, ИННОВАЦИИ И ДОСТИЖЕНИЯ В E-LEARNING

ПОДНИМАЕМ ЭФФЕКТИВНОСТЬ СДО НА МАКСИМУМ МИРОВЫЕ ТЕНДЕНЦИИ, ИННОВАЦИИ И ДОСТИЖЕНИЯ В E-LEARNING

23 августа 2017, uniweb

UNIWEB выступит инфопартнером 4th E-Learning Russia Summit 2018

Подводные камни мобильного обучения

Подводные камни мобильного обучения

6 марта 2017, uniweb.ru

Пользовательским опытом делится Ольга Козлова, руководитель Учебно-методического отдела UNIWEB

Дорогие девушки, с 8 марта!

Дорогие девушки, с 8 марта!

6 марта 2017, uniweb.ru

Весенняя скидка на все курсы 10% до 1 апреля